Cliquer sur le bouton Document.
Remplir les champs nécessaires pour la commande (Document, Editeur, Collection, ISBN, Coût…) renseigner éventuellement les autres champs à votre disposition (le travail sera fait pour plus tard).
Ouvir la fiche Notices par le bouton Notice associée.
Remplir le champ Auteurs.
Ranger la fiche Notices et sortir de la fiche.
Ranger la fiche Document et retourner à la fiche Achats.
Remplir le champ Nombre d'Exemplaires Commandés.
Remplir éventuellement le champ Divers si vous avez plusieurs types de commandes (suivant les fournisseurs, les budgets…).
Donner un nom au format.
Créer un nouveau format en utilisant les fichiers Achats, Documents et Notices suivant les besoins de votre fournisseur ou vos goût personnels (Ne pas oublier le champ Nombre d'Exemplaires Commandés).
Ranger les différents éléments du format dans l'ordre que vous souhaiterez avoir pour l'impression de votre commande. Cet ordre sera réutilisé pour le formulaire d'achat. (Par exemple, si votre fournisseur édite des formulaires d'achats, reprendre l'ordre des champs de son formulaire).
Ranger le formulaire.
3. PREPARER UN FORMULAIRE D'ACHAT AVEC EXCEL
Créer un nouveau document dans Excel comprenant en En-tête l'adresse de l'établissement, le numéro de compte chez le fournisseur (si existant) et la date automatique.
Placer les colonnes dans l'ordre de votre format d'édition des achats de BCDI et en reprenant éventuellement les intitulés du formulaire du fournisseur.
Mettre les cellules de la colonne prix en format monétaire.
Créer une colonne de total des prix multipliant le prix unitaire par la quantité à commander; mettre les cellules de cette colonne en format monétaire.
Faire la somme de la colonne prix total et prévoir sous cette somme une cellule dans laquelle vous entrez la formule pour calculer la remise du fournisseur si existante et une cellule pour le calcul automatique du prix remise déduite.
Prévoir un formulaire comprenant un nombre de lignes correspondant au moins à votre commande la plus importante (100, 200 lignes…ou plus suivant le cas. Il est plus rapide de supprimer les lignes inutilisées que de refaire les formules de calcul).
Pour une présentation plus efficace, ne pas oublier de "quadriller le formulaire" (sélectionner les cellules et les encadrer, commande format, cellule, bordure).
Enregistrer le formulaire en choisissant modèles dans la fenêtre type de fichier.
Rechercher dans BCDI les Achats que vous voulez passer en commande (tous les achats ou en passant par le champ divers si vous avez différencié les achats selon les budgets ou fournisseurs).
Classer les documents dans l'ordre alphabétique (pratique pour le contrôle à réception de la commande).
Sélectionner le format de sortie que vous avez créé.
Editer sur disque en format Dbase.
Dans Excel, ouvrir le modèle de commande que vous avez créé.
Ouvrir le fichier Dbase de sortie des achats (fichier en format lst).
Sélectionner toutes les cellules remplies dans ce ficher sauf les intitulés de colonne et copier-les dans le presse-papiers.
Coller la sélection dans votre commande en utilisant la commande Collage Spécial; Valeurs.
Supprimer les lignes vides.
Imprimer la commande en format portrait.
6. MODIFIER LES FICHES DE BCDI2 APRES RECEPTION DE LA COMMANDE
Editer la fiche Achats.
Ouvir la fiche Documents correpondante en cliquant sur le bouton Document.
Renseigner les champs vides, créer le numéro d'exemplaire et ranger la fiche.
Ouvir la fiche Notices en passant par le bouton Notice associée et renseigner les champs vides.
Ranger la fiche Notices et sortir.
Retourner de la fiche Documents à la fiche Achats.
Supprimer la fiche Achats.